Plantilla para acta de reunión

Imagina tu próxima semana. ¿A cuántas reuniones tienes programado asistir? De todas ellas, ¿cuántas estás esperando con ansias? Y lo que es más importante, ¿cuántas crees que serán realmente productivas o relevantes para tu trabajo diario?

Si te sientes sobrecargado con reuniones innecesarias e improductivas, no eres el único. De hecho, el Índice de la anatomía del trabajo de 2022 nos revela que los trabajadores pierden un promedio de casi tres horas en reuniones innecesarias cada semana.

Entonces, ¿cómo puedes convertir las reuniones ineficientes y que consumen mucho tiempo en reuniones productivas y útiles en la práctica? Una forma de lograrlo es con la plantilla acta de reunión.

¿Qué es un acta de reunión?

El acta de reunión es una herramienta formal para tomar notas que se utiliza para documentar la agenda de una reunión, los temas de discusión y los resultados. A pesar de su nombre, es un documento muy similar a las minutas de reunión; de hecho, muchas veces se utiliza uno u otro concepto. El propósito de un acta de reunión es realizar un seguimiento de las decisiones importantes y de las acciones pendientes que se generen como resultado. 

Si bien son similares en cuanto a su nombre y su función, las actas de reunión son diferentes de las notas de la reunión, que son informales y no tienen una estructura establecida. Y no necesitas utilizar ambas; por lo general, usarás minutas de reunión detalladas para llevar un registro de las reuniones más formales (por ejemplo, de actualizaciones de toda la empresa o del equipo) y las notas de reuniones para entornos más informales, como las reuniones individuales recurrentes. Sin embargo, técnicamente, es algo que tú y los demás participantes de la reunión deben decidir. Si te gusta la estructura de las minutas de la reunión tanto como a nosotros, puedes modificar el formato para que sirva para la mayoría de los tipos de reuniones. 

La plantilla acta de reunión estándar debe incluir lo siguiente:

• La fecha y hora de la reunión.

• Los participantes de la reunión, incluidos los miembros presentes y ausentes.

• Puntos importantes a tratar u orden del día.

• Decisiones que se tomaron durante la reunión.

• Acciones pendientes y próximos pasos que se generaron como resultado de la reunión.

• La fecha y hora de las siguientes reuniones.

¿Qué es una plantilla de acta de reunión?

La plantilla acta de reunión es un recurso reutilizable que se usa para organizar, dar seguimiento y compartir las minutas de una reunión fácilmente en toda tu organización. Las plantillas para minutas de la reunión formales facilitan la toma de notas en las reuniones al proporcionar una estructura y visibilidad para el equipo en general. Gracias a la plantilla acta de reunión, puedes estar seguro de que tus reuniones harán que los proyectos avancen, en lugar de hacerte pensar que hubiera sido mejor simplemente enviar un email.

Beneficios de la plantilla para actas de reunión

Si sientes que estás perdiendo el tiempo en las reuniones, probablemente sea así. Según el Índice de la anatomía del trabajo, los trabajadores dedican 129 horas al año en reuniones innecesarias. Y eso si se contabiliza el tiempo puramente dedicado a la reunión, lo que significa que la estadística no tiene en cuenta los pormenores del trabajo que incluyen el tiempo dedicado a programar reuniones, redactar agendas y lograr que todos los asistentes estén alineados. 

Crear una plantilla acta de reunión de puede ayudarte a reducir el trabajo previo que implica la planificación y preparación de las reuniones. Desde borradores en papel y plantillas de notas hasta documentos y hojas de cálculo, hay muchas maneras de dar seguimiento a las minutas de la reunión. Pero el uso de una herramienta de gestión de proyectos te brindará la mayor ventaja, ya que te permite generar una plantilla para minutas de la reunión, que luego puede reutilizarse en otros equipos y reuniones. 

Además, la plantilla para acta de reunión online siempre está actualizada: no existe una versión desactualizada. También son más accesibles para el equipo en general y no requieren seguimientos manuales, lo que reduce aún más el trabajo improductivo que conlleva organizar reuniones y llevar un registro de lo que sucede en ellas. 

Entre los beneficios que ofrece la plantilla acta de reunión digital se incluyen los siguientes:

• Se lleva un registro de todas las agendas y notas de tus reuniones en un solo lugar.

• Las minutas de las reuniones se guardan en un lugar de fácil acceso para todos los miembros del equipo.

• Ofrecen visibilidad para las partes interesadas que tal vez no puedan asistir a todas las reuniones.

• Permiten convertir las acciones pendientes en tareas y etiquetar a los miembros relevantes del equipo para que rindan cuentas.

• Permiten documentar las decisiones importantes y acceder rápidamente al historial de minutas de las reuniones para consultarlas en el futuro.

• Es posible dar seguimiento al progreso del trabajo que se genere como resultado de las reuniones, para que nada se pase por alto.

Cómo usar un modelo acta de reunión

El modelo acta de reunión online es fácil de crear y usar. Para empezar, crea una plantilla básica con las siguientes secciones: 

• Información básica de la reunión: el nombre del proyecto o equipo, el propósito de la reunión, la fecha de la reunión, los participantes de la reunión, objetivos de la reunión y cualquier información logística relevante.

• Elementos de la agenda: temas a tratar de la reunión o temas tratados, quién dirige cada discusión y la cantidad de tiempo asignado para el tema.

• Acciones pendientes: cualquier conclusión, resumen de la reunión y acción a realizar que surjan de la reunión, incluida la tarea, el responsable y la fecha de entrega.

• Información de la próxima reunión: información relevante sobre la próxima reunión, incluidas la hora y la fecha.

Desde este punto, podrás modificar la plantilla según el tipo de reunión para la que la estés utilizando. A medida que la reunión avanza, marca los temas que ya se han tratado y agrega cualquier decisión que conlleve acciones a la sección “acciones pendientes”. Luego, asigna estas tareas a los encargados una vez que termine la reunión y observa cómo todo lo que se habló se materializa en forma de acciones.

Funciones integradas

• Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas.

• Hitos. Los hitos representan puntos de control importantes del proyecto. Al establecer hitos a lo largo de tu proyecto, permites que los miembros del equipo y las partes interesadas del proyecto sepan cómo progresan hacia los objetivos. Usa los hitos como una oportunidad para celebrar los pequeños logros en el camino hacia el gran objetivo del proyecto.

• Dependencias. Usa las dependencias para marcar una tarea como “en espera de otra tarea”. Las dependencias también te permiten saber cuándo tu trabajo está bloqueando el trabajo de otra persona, para que puedas priorizarlo en consecuencia. Los equipos que trabajan con flujos de trabajo colaborativos pueden ver fácilmente qué tareas están a la espera de otras para saber cuándo comenzar con su parte del trabajo. Cuando la primera tarea se marca como finalizada, el responsable de la siguiente tarea recibirá una notificación de que puede comenzar a trabajar en su tarea dependiente. O, si la tarea de la que depende tu trabajo se reprograma, Asana te lo notificará y te avisará si también necesitas ajustar la fecha de entrega de tu tarea dependiente.

• Agregar tareas a varios proyectos. La naturaleza del trabajo es interdisciplinaria. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.

Aplicaciones recomendadas

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

• Clockwise. Gracias a la integración entre Clockwise y Asana, puedes agregar tareas de Asana en forma de bloques de tiempo a tu Calendario de Google. Esta integración te permite especificar la duración de las tareas, cuándo se realizan y si Clockwise puede reprogramarlas de manera automática. Agrega tareas a tu calendario y libera tiempo para que puedas realizar tu trabajo.

• Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

• Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.

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